Documents
Central document management for your HOA. All important documents in one place with secure sharing and version management capabilities.
Document Types
Administrative Documents
- HOA Bylaws - Basic association documents
- Board Decisions - Official decisions
- Meeting Minutes - Meeting protocols
- Budgets - Financial plans and overviews
Legal Documents
- Contracts - Contractual documents with suppliers
- Licenses - Permits and authorizations
- Legal Opinions - Legal consultations
- Court Decisions - Official court rulings
Technické dokumenty
- Projekty - Plány rekonstrukcí a oprav
- Technické zprávy - Stav budovy a zařízení
- Údržbové plány - Plány údržby
- Bezpečnostní dokumenty - Protokoly a certifikáty
Správa dokumentů
Nahrávání
- Drag & drop - Jednoduché přetahování souborů
- Hromadné nahrávání - Více souborů najednou
- Podporované formáty - PDF, DOC, XLS, JPG, PNG
- Automatická kategorizace - Roztřídění podle typu
Organizace
- Složky - Logické uspořádání dokumentů
- Štítky - Označování pro rychlé vyhledávání
- Verzování - Sledování změn v dokumentech
- Historie - Přehled všech úprav
Sdílení
- Veřejné dokumenty - Dostupné všem majitelům
- Omezené sdílení - Pouze pro určité skupiny
- Soukromé dokumenty - Pouze pro výbor
- Externí sdílení - S dodavateli a partnery
Bezpečnost
Přístupová práva
- Role uživatelů - Různé úrovně přístupu
- Oprávnění - Kdo může co dělat
- Audit log - Sledování přístupů
- Dvoufaktorové ověření - Pro citlivé dokumenty
Zálohování
- Automatické zálohy - Pravidelné ukládání
- Geografické zálohy - Zálohy v různých lokalitách
- Verze dokumentů - Historie všech změn
- Obnovení - Možnost vrátit starší verze
Pokročilé funkce
Elektronické podpisy
- Digitální podpisy - Oficiální podepisování
- Workflow - Schvalovací procesy
- Notifikace - Upozornění na podpis
- Právní platnost - V souladu s legislativou
Integrace
- API - Propojení s externími systémy
- Export - Stahování dokumentů
- Import - Nahrávání z jiných systémů
- Synchronizace - Automatická aktualizace
Tipy pro efektivní použití
- Používejte konzistentní pojmenování souborů
- Organizujte dokumenty do logických složek
- Nastavte automatické zálohy pro důležité dokumenty
- Pravidelně kontrolujte přístupová práva
- Archivujte staré dokumenty pro lepší přehlednost