Schůze SVJ

Modul Schůze je komplexní nástroj pro výbor SVJ, který provede společenství celým procesem od prvního návrhu bodů programu až po finální zápis.

1. Příprava a plánování schůze

Vytvoření konceptu

1. V modulu SVJ přejděte na záložku Schůze a klepněte na + Naplánovat.
2. Zvolte Typ schůze: Schůze SVJ nebo Schůze výboru.
3. Vyplňte Název, Místo a Termín schůze.

Pokročilé nastavení

Při plánování máte k dispozici několik důležitých voleb:

• Body programu od účastníků: Pokud zaškrtnete tuto volbu, mohou i vlastníci navrhovat témata k projednání.
• Náhradní schůze: Aktivujte v případě náhradní schůze a nastavte minimální kvorum.
• Dokumenty a Galerie: Již v této fázi můžete nahrát obecné dokumenty (pozvánku, fotky prostor).

Stav KONCEPT: Po uložení vidí schůzi pouze výbor. Můžete v klidu doplňovat program.

Tvorba programu

1. V detailu konceptu sjeďte k sekci Program schůze a klepněte na + Přidat.
2. Vyplňte Název a Popis bodu.
3. Povolit hlasování: Pokud se bude o bodu rozhodovat, aktivujte tuto volbu a napište přesné znění otázky.
4. Ke každému bodu programu můžete nahrát specifické přílohy (PDF, cenové nabídky apod.).

Zveřejnění schůze

Jakmile máte program kompletní:

1. Klepněte na oranžové tlačítko Zveřejnit.
2. Potvrďte akci v kontrolním okně.
3. Stav schůze se změní na Plánovaná a všem vlastníkům přijde okamžitá notifikace.

2. Správa navržených bodů programu

Pokud jste povolili přidávání bodů účastníkům, mohou vlastníci přímo v aplikaci navrhovat témata. Jako výbor máte nad těmito návrhy plnou kontrolu.

Navržené body poznáte podle oranžového štítku Navržený a jména navrhovatele pod popisem bodu.

Klepněte na Detail bodu a změňte Stav:

• Schválený → bod dostane pořadové číslo a zelený štítek, stane se součástí programu.
• Zamítnutý → bod se přestane zobrazovat jako aktivní téma.

3. Příprava podkladů a registrace účastníků

Tisk podkladů

Pro klasické papírové podpisy aplikace připraví veškeré formuláře:

1. V detailu naplánované schůze klepněte na tlačítko Tisk.
2. Vyberte, co chcete vygenerovat: Prezenční listinu, Program schůze nebo Hlasovací lístky.

QR kód pro moderní prezenci

Nejrychlejší způsob ověření přítomnosti a výpočtu kvora:

1. V detailu schůze klepněte na QR kód pro prezenční listinu a vytiskněte ho.
2. Umístěte ho u vstupu do místnosti.
3. Vlastníci QR kód naskenují přímo v aplikaci a potvrdí docházku.

Sledování usnášeníschopnosti

V detailu probíhající schůze máte v reálném čase přehled o kvoru:

• Dokud podíl přítomných nedosáhne limitu, svítí oranžové upozornění „Schůze není usnášeníschopná".
• Jakmile se přihlásí dostatek vlastníků, upozornění zezelená.

4. Průběh schůze a hlasování na místě

Zápis docházky

Pokud vlastníci podepisují papírovou prezenční listinu, data do aplikace přepište ručně:

• Osobní účast: Zaškrtněte políčko u přítomného vlastníka (ikona postavy).
• Zastoupení (Plná moc): Klepněte na druhý sloupec, vyplňte jméno zastupující osoby a nahrajte plnou moc.

Zahájení schůze

Jakmile je schůze usnášeníschopná:

Hlasování o bodech programu

1. Klepněte na bod programu a zvolte Zahájit hlasování.
2. Vlastníkům se v aplikaci zobrazí výzva k hlasování.
3. Sledujte průběžné výsledky v koláčovém grafu.
4. Jakmile odhlasují všichni přítomní, klepněte na Ukončit hlasování.

Důležité: Přítomným, kteří při uzavření bodu neodevzdali hlas, systém automaticky přiřadí volbu „Zdržel se".

Ruční zadání hlasů

Pokud někdo nehlasuje přes mobil, můžete v sekci Ruční zadání hlasů u jeho jména kliknout na:

• Zelenou fajfku → Souhlasí
• Červený křížek → Nesouhlasí
• Pomlčku → Zdržel se

5. Ukončení schůze a generování zápisu

Ukončení a archivace

Jakmile projdete všechny body programu:

Generování zápisu

Aplikace zápis sestaví za vás na jedno kliknutí:

1. V detailu ukončené schůze klepněte na oranžové tlačítko Tisk.
2. Vyberte možnost Zápis ze schůze.
3. V nastavení zvolte Zobrazit podpis (pro ověřovatele zápisu) a jazyk.
4. Klepněte na Generovat.

Automatický zápis obsahuje: hlavičku SVJ, kompletní prezenční listinu, souhrn usnášeníschopnosti a podrobný přehled každého bodu včetně přesných výsledků hlasování.

Tip pro výbor: Vygenerovaný PDF zápis můžete z aplikace rovnou odeslat e-mailem všem vlastníkům nebo nahrát do modulu Dokumenty.