Správa dokumentů a digitální archiv

Modul Dokumenty v aplikaci Domee.app funguje jako bezpečné úložiště pro všechna důležitá lejstra, plány a záznamy vašeho domu. Vše podstatné mají vlastníci i výbor neustále u sebe.

1. Systémové složky

Aplikace obsahuje přednastavené systémové složky, které uvidí každý vlastník:

• Obecné dokumenty: Stanovy domu, domovní řád apod.
• Dokumenty nemovitosti: Technické výkresy, energetické štítky (PENB) nebo revize budovy.
• Dokumenty SVJ: Pojistné smlouvy, výpisy z rejstříku nebo dohody o provedení práce.

Některé složky se plní automaticky na základě aktivity v jiných modulech:

• Hlášení závad: Fotky a dokumenty nahrané k poruchám.
• Dokumenty hlasování / schůzí: Podklady a zápisy z jednotlivých jednání.

2. Správa složek a podsložek

Jako členové výboru můžete strukturu archivu dále rozšiřovat:

1. Otevřete systémovou složku a klepněte na + Vytvořit složku.
2. Zvolte Název, Barvu a nastavte Viditelnost složky.

3. Nastavení práv a viditelnosti

U každé nově vytvořené složky nebo nahraného dokumentu určuje výbor úroveň přístupu:

Úroveň viditelnosti	Kdo dokument uvidí?
Veřejný	Všichni vlastníci bytových jednotek v domě.
Orgány SVJ	Pouze členové výboru a členové kontrolní komise.
Soukromý	Pouze ten člen výboru, který složku/dokument vytvořil.

Důležité: Systémové složky vidí všichni vlastníci vždy. Vlastníci však uvidí pouze ten obsah (podsložky a soubory), u kterého výbor nastavil právo Veřejný.

4. Nahrávání a úprava dokumentů

1. Vstupte do složky a klepněte na zlaté tlačítko Nahrát.
2. Vyberte zdroj: Soubor (z mobilu), Galerie nebo Kamera (přímé vyfocení papírové faktury).
3. V okně Upravit dokument doplňte název, popis a viditelnost.

Tip: Využívejte soukromé složky pro rozpracované návrhy smluv nebo interní faktury. Jakmile je dokument připraven ke zveřejnění, stačí v jeho detailu změnit viditelnost na „Veřejný".